Le cadre juridique du contrat de facility management

Définition et qualification juridique du contrat de facility management

Le facility management ne doit pas être confondu avec le rôle du syndic de copropriété. Alors que le facility manager est un prestataire chargé de la gestion technique et opérationnelle d’un bâtiment, le syndic de copropriété est le représentant de l’ensemble des copropriétaires et chargé de l’administration et de l’entretien des parties communes d’un immeuble en copropriété.

Le syndic exerce des fonctions strictement réglementées par la Loi du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis, dont les dispositions essentielles sont d’ordre public. Le syndic est notamment responsable de la gestion comptable, de la convocation des assemblées générales et de l’application du règlement de copropriété.

Le contrat de facility management (FM) peut s’appliquer aussi bien aux immeubles en copropriété qu’aux bâtiments appartenant à un seul propriétaire ou à des entreprises, avec une mission plus technique et opérationnelle portant sur la gestion, l’exploitation et la maintenance d’un bâtiment ou d’un ensemble immobilier, contre rémunération.

En droit luxembourgeois, ce contrat ne fait pas l’objet d’une réglementation spécifique. Il est généralement considéré comme un contrat de prestation de services, régi par les dispositions du Code civil relatives aux contrats de louage d’ouvrage et de service (articles 1710 et suivants du Code civil luxembourgeois).

Sources législatives et réglementaires

Le contrat de facility management est principalement régi par :

• Le Code civil luxembourgeois : il encadre les obligations contractuelles générales et les règles de responsabilité des parties.
• Le Code du travail : lorsque le FM implique la mise à disposition de personnel, notamment en matière de respect des normes sociales et de protection des travailleurs.
• La législation en matière de sécurité et d’hygiène : régissant notamment l’entretien des bâtiments, la sécurité incendie et les obligations en matière d’environnement.
• Le droit des marchés publics : applicable lorsque le contrat est conclu avec une entité publique.

Les éléments essentiels du contrat

Un contrat de facility management doit contenir plusieurs clauses essentielles.

L’identification des parties

Le contrat doit identifier clairement le donneur d’ordre (propriétaire ou gestionnaire du bâtiment) et le prestataire de services.

La description des prestations

Les obligations et responsabilités du prestataire doivent être précisément définies, et peuvent comprendre notamment :

• Maintenance technique des équipements (électricité, chauffage, ventilation, climatisation, ascenseurs, etc.).
• Gestion de la propreté et des espaces communs.
• Services de sécurité et de surveillance.
• Gestion des espaces de travail et services aux occupants.

Les obligations des parties

Le prestataire est tenu d’exécuter ses obligations avec diligence et selon les normes en vigueur. Il doit également respecter les réglementations en matière de sécurité et santé ainsi qu’en matière de la protection de l’environnement.

Le donneur d’ordre, quant à lui, doit assurer un accès adéquat aux installations et fournir les informations nécessaires pour permettre l’exécution du contrat.

La durée et les modalités de résiliation

Le contrat peut être à durée déterminée ou indéterminée. Il devrait préciser les conditions de renouvellement, de suspension et de résiliation anticipée, et le cas échéant les éventuelles pénalités en cas de rupture abusive.

Le prix et les modalités de paiement

La rémunération du prestataire peut être forfaitaire, basée sur une tarification à l’acte ou indexée sur des critères de performance, ou encore une rémunération hybride comportant des composantes relevant de chacun de ces éléments.

Responsabilités et obligations juridiques

Responsabilité contractuelle

En cas de manquement, la responsabilité contractuelle du prestataire peut être engagée sur le fondement des articles 1134 et suivants du Code civil. Il peut par exemple être tenu responsable des défauts d’entretien ayant entraîné des dommages ou des interruptions de service.

Responsabilité délictuelle

Si un tiers subit un préjudice du fait d’une faute du prestataire, sa responsabilité délictuelle peut être engagée en vertu de l’article 1382 du Code civil.

Assurance et garanties

Le prestataire doit souscrire des assurances professionnelles couvrant les risques liés à son activité (dommages aux biens, accidents du travail, responsabilité civile, etc.). Certaines assurances et garanties seront normalement exigées contractuellement par le donneur d’ordre (assurance de responsabilité civile professionnelle, garantie de bonne exécution, cautionnement, etc.).

Cas particuliers : facility management et marchés publics

Lorsqu’un contrat de facility management est conclu avec une entité publique, il peut être soumis aux règles des marchés publics.

Les principales exigences sont alors :

• La mise en concurrence obligatoire des prestataires.
• L’application des critères de sélection objectifs.
• Le respect des règles de transparence et de publicité.

Conclusion

Le contrat de facility management, bien que non spécifiquement encadré par une législation spécifique au Luxembourg, s’inscrit dans le cadre général du droit des obligations et des contrats de prestation de services. Sa rédaction doit être rigoureuse afin de définir et encadrer avec précision le périmètre des prestations et des responsabilités du facility manager et de prévoir des mécanismes de résolution des litiges.

À mesure que les exigences en matière de durabilité, de digitalisation et d’efficacité énergétique évoluent, les contrats de facility management sont amenés à intégrer des compétences et responsabilités spécifiques, notamment en lien avec la responsabilité sociale et environnementale des entreprises. Il est donc essentiel pour les acteurs du secteur de rester informés des évolutions réglementaires et contractuelles pour sécuriser leurs engagements et garantir une administration pérenne des biens immobiliers qui leur sont confiés.

M^e Mario Di Stefano, Managing Partner – Avocat à la Cour, DSM Avocats à la Cour
Article paru dans Neomag #70 - avril 2025